業者選びのポイント

文書電子化サービスの、業者選びのポイントを紹介します。

文書電子化サービス業者を上手に選ぶには

紙媒体の電子化が進む今、スキャニングサービスを行っている業者の数も増えています。大量の文書を発注する場合などは、つい料金に目が向きがちですが、「会社の重要なデータを委託する」ことを、忘れずに。このぺージでは、信頼できるスキャニングサービス会社の選び方をまとめてみましたので、ぜひ参考にしてみてください。

専門業者なのか

スキャニングを依頼するなら、文書保管や電子化を専門的に扱っている会社が◎。スキャニングの質はもちろん、電子化後のデータ運用を視野に入れた提案など、幅広いサポートが期待できます。

また、総合的に文書情報を管理するプロである、文書情報管理士が在籍しているかどうかも重要!

文書情報管理士とは、社団法人日本画像情報マネジメント協会(JIIMA)が認定する資格試験。主にオフィスで取り扱う文書や図面などを、PC画面で閲覧できるようスキャニングしたり、大量の書類を安全に長期保管できるよう、マイクロフィルムに撮影できる技術力を保証します。

こちらの資格を持つ者なら、電子化すべき書類とそうでないものの仕分けや、アドバイスも与えられるため、より効率的な電子化が実現すると思います。

e-文書法に対応しているか

e-文書法とは、ある一定の条件をクリアすることで、今まで「原本」として認められていなかった電子データを、「原本」として認めるというもの。e-文書法に対応した電子データを作ることで、これまで保管していた紙媒体を廃棄することが可能となりました。

e-文書法に対応したデータにするためには、ただ単に書類をスキャニングすればいいというものではありません。法的に認められるデータに仕上げられるか否かは、非常に重要なチェック項目。ちなみに、スキャニングサービス業界でも、e-文書法対応の実績を豊富に持っている業者はごくわずかとなっています。

セキュリティ体制は万全か

文書をスキャニングする施設や機材、スタッフの教育など、セキュリティ管理がしっかりしていることも重要です。セキュリティ意識が高い会社は、専用スキャニングルームの設置・スタッフの入退室管理・監視カメラ・輸送に専用便を使うなどの措置を講じています。

また社外へ持ち出せない書類のために、出張サービス対応があると、より安心して依頼できます。

スキャナを使い分けられるか

スキャニングを行う書類のサイズは1種類ではないので、さまざまなサイズに対応した機材が揃っていることも重要。身近なA4サイズから、A0サイズなどの大判図面サイズまで対応できると安心です。

スキャナの種類には、自動送りでスキャンする高速処理スキャナ、設計図などの画像を詳細にイメージ化する図面スキャナ、解体できない書籍・契約書をスキャンするブックスキャナなどがあります。依頼する書類に最適な機材を選ぶことで、より高品質なデータ化が期待できますよ。

料金とサービス内容は妥当か

電子化にかかる費用で基本となるのが、1枚あたりのスキャニング料金。多くの業者は、1枚5円~などと広告を打っていることが多いようです。

しかし、これは単純に文書をスキャニングした際の料金。電子化後のデータを運用するための、システム構築まで視野に入れておかないと、せっかくのデータを活かしきることができません。1枚あたりの料金にとらわれず、総合的なサービス内容と料金のバランスを考えて選ぶようにしましょう。

トラブル時の対応は万全か

スキャニングでは、会社の重要な情報を業者に委託する必要があります。データ化を行う施設のセキュリティや作業過程、保管状況、スタッフの教育などが徹底しているかどうかをきちんと確認しておきましょう。万が一のトラブル時に、原因をすぐに検証できるトレーサビリティ制度が導入されていると、より安全度が高まります。