多くのメリットをチェック

オフィスのペーパーレス化(文書電子化)のメリットを紹介します。

文書電子化で得られるメリットとは

書類をスキャニングし、ペーパーレス化を進めることには、さまざまなメリットがあります。以下に、数々の利点をまとめてみました。

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コスト削減

業務に必要な文書を保管するには、保管スペース・文書検索・搬送・廃棄などのコストのほか、それらの作業に携わる人件費が必要となります。しかし、文書を電子化してペーパーレスを進めれば、これらの文書保管コストを大幅に削減することが可能です。

省スペース化

大量の文書も、電子データ化すればハードディスクやさまざまなメディアに保管することが可能。オフィスで幅を取っていたキャビネットが不要になったり、倉庫スペースを有効活用できるようになります。一般文書であれば、キャビネット5台分の書類がCD-R9~10枚に収まってしまいます。

検索性の向上と情報の共有化

文書をスキャニングして電子化すると、大量の書類から必要なものを探し出すという手間が省けます。検索キーワードを使用すればすぐに必要なデータが見つかるだけでなく、同一文書を複数で同時に閲覧することも可能。海外支社などとのやり取りもスムーズになります。また、問い合わせにも迅速に対応することができ、業務効率だけでなく顧客満足度もアップ!

紛失防止・業務の効率化

書類を持ち出す必要がなくなるため、ファイリングのミスなどによる紛失防止に繋がります。また、ファイリングにかかる時間が減少するため、今まで費やしていた時間や人材を、他業務に充てることが可能になります。

セキュリティの強化

データを電子化してパスワードを付与しておくことにより、高いセキュリティを確保。閲覧の制限や権限を設けることで、情報の漏洩を防ぐこともできます。

省エネ

電子化したデータはPCなどを介して情報を共有することができるため、コピーなどの手間がありません。そのため、紙資源やインクの使用量が減り、省エネにも繋がります。環境対策への取り組みにより、企業のイメージアップも期待できます。

災害対策

紙媒体は火災や水害などに弱いため、万が一の災害時に消失・破損・紛失してしまう恐れがあります。電子化したデータはバックアップ・複製が容易。別の場所で保管しておけば、災害からの復旧もスピーディーになります。