電子化した文書の管理法

オフィスをペーパーレス化した後、電子文書をどのように管理すべきなのかを、紹介します。

押さえておきたい電子文書管理のポイント

電子化した文書の原本性を確保するには、さまざまな要素が求められます。以下のような条件を整備することを考えて、業者を選ぶようにしましょう。

見読性

スキャンした文書をPCで表示したり、プリンタなどで印刷したとき、原本の情報がきちんと確認できるようになっている必要があります。これが見読性の確保です。

記載されていることが分からないような低解像度では意味がないため、適切な解像度でのスキャニングが必要となります。ちなみに、経済産業省ではカラーでの読み取りの場合、256階調で150dpi以上を推奨しています。

完全性

電子化した文書は、それを保存する期間中、原本と同等の再現性が確保されていなければなりません。またデータ化された文書は、内容の改ざん・コピー・ミスによる消去などのトラブルが起こりやすいため、万が一の事態が起こった際には、事実確認できるようにしておく必要があります。これを完全性の確保と言います。

記載内容の追加・消去・更新などの作業を行う場合を考え、作業経過がシステムに記録されるようにしておくと良いでしょう。

機密性

機密性とは、電子化された文書のデータ漏洩・盗難・盗み見などを防止すること。暗号化やパスワードでアクセス権限を持たない者からのアクセスをシャットアウトしたり、いつ・誰が・どのデータにアクセスしたかを確実に把握できるようにしておくことが必要です。

検索性

検索性とは、必要に応じて適切な文書を探し出せるような措置を講じること。電子化した文書を活用するには、ファイル名や日時といったインデックス検索できるシステムを整備することが重要。この措置を講じていないと、せっかくデータ化しても適切な運用ができません。

適切な管理をサポートする専門家

電子化を行ったら、紙媒体に適用していた管理規約などを見直す必要があります。電子文書の保存・利用規定、廃棄規定などを付与し、適切な維持管理を行っていきましょう。

電子化したデータの、バックアップも重要です。またデータそのものだけでなく、システム全体のバックアップも必要となることを忘れてはいけません。バックアップは、万が一のトラブルでデータが壊れた場合や、災害時の復旧にも役立ちます。

ちなみに、スキャニングを行っている業者には「文書情報管理士」という専門家が在籍していることがあります。プロのアドバイスや提案を受けたり、自社の管理システムを見直してもらうのも有効です。