ペーパーレス化でコスト削減・省スペース化を

papersufferオフィスに溜まる一方で、収納スペースが足りなくなるほどの、紙資料。
とはいえ重要な情報が含まれているので、簡単に処分もできない…。
そんな悩みを解決してくれるのが、ペーパーレス化。
スキャニングによる文書電子化には、以下のようなたくさんのメリットがあるので、要チェックです。

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コスト削減

入力やファイリングの手間を減らし、用紙・印刷・インク・コピー代などのコストも削減できます。
また保存された大量の資料から、必要な情報を検索する労力や時間の大幅カットも可能に!

省スペース化

大量の文書を保管するために必要な、キャビネットや倉庫が不要に!
キャビネット10台分の紙資料が、CD10数枚にまとめられることも…。

検索性の向上

文書をデータ化することにより検索性が向上。必要な情報がすぐに取り出せます。
また複数の人間が同時に1つの書類を閲覧可能になるので、情報共有がよりスムーズに。

セキュリティの強化

第三者の閲覧や内容改ざんを防止するため、アクセス制限などを設けられます。

災害対策にも貢献

古い文書や傷みやすい図面を電子化しておけば、原本を取り出すことなく使用可能に。
またバックアップデータを用意し、別の場所で保管することで、災害発生時の復旧もスピーディに。

スキャニング業者選びのポイント

会社の重要な文書をペーパーレス化するためには、業者選びが非常に重要です。
より良いスキャニング業者を選ぶため、以下の4点に注目してみましょう。

専門知識・技術力は十分か

オフィスの重要書類を、通常書類の感覚でスキャニングされては困りますよね。書類の種類に合わせて適切に電子化できる機材は揃っているのか、またe-文書法に準拠した電子化が行えるのかどうかは、必ずチェックを。また電子化後のデータ運用を提案できる、コンサル能力も重要です。

セキュリティ体制は万全か

セキュリティに対する意識は高いか、また作業施設の管理が徹底しているかどうかも、確認しましょう。

専門資格保有者はいるか

作業を行うスタッフに、文章情報管理士などの専門資格保有者がいるとより安心です。

料金とサービス内容は妥当か

1枚あたりの料金にとらわれず、電子化後の文書運用システム構築など、総合的なサービス内容と料金のバランスを考えて選ぶことが大切です。

squaregreen

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